Wie viel Zeit kostet eine Eigentümerversammlung wirklich?

Fragen Sie zehn Hausverwalter, wie lange eine Eigentümerversammlung dauert, und neun sagen „zwei, drei Stunden”. Sie meinen den Abend im Saal. Den teuersten Teil unterschlagen sie.

Die meisten Verwaltungen rechnen die ETV falsch. Sie messen die Versammlung an dem Abend, an dem sie stattfindet – und übersehen, dass der Abend selbst nur der sichtbarste Bruchteil des Aufwands ist. Die Stunden verschwinden davor und danach: in der Vorbereitung und in der Nachbereitung. Wer wissen will, was eine ETV wirklich kostet, muss den ganzen Bogen betrachten.

Schauen wir uns die drei Phasen einzeln an.

Phase 1: Vorbereitung – wo es leise teuer wird

Hier sammelt sich der größte unsichtbare Block. Die Vorbereitung beginnt Wochen vorher und besteht aus lauter Kleinarbeit, die keiner gern aufschreibt.

Einladung und Tagesordnung. Termin finden, Raum buchen, Tagesordnungspunkte zusammenstellen, Fristen prüfen, Einladung formatieren, Adressen abgleichen, drucken, kuvertieren, frankieren, zur Post bringen. Bei einer mittleren WEG sind das schnell 3 bis 5 Stunden, bevor ein einziger Eigentümer auch nur eingeladen ist.

Beschlussvorlagen. Für jeden relevanten TOP braucht es einen sauber formulierten Beschlussantrag. Wer hier kopiert und anpasst, riskiert Fehler – wer neu schreibt, verliert Zeit. Realistisch 1 bis 2 Stunden pro Versammlung, oft mehr.

Vollmachten und Rückläufe. Eingehende Vollmachten erfassen, Vertretungen zuordnen, Anmeldungen tracken, Rückfragen beantworten. Das tröpfelt über zwei Wochen herein und frisst nebenbei 1 bis 2 Stunden.

Zwischenstand Vorbereitung: leicht 6 bis 9 Stunden – komplett außerhalb des Saals.

Phase 2: Durchführung – der sichtbare Teil

Das ist der Abend, den alle meinen. Anwesenheit feststellen, Beschlussfähigkeit prüfen, durch die Tagesordnung führen, abstimmen, auszählen, dokumentieren.

Die reine Sitzung dauert typischerweise 2 bis 3 Stunden. Dazu kommen An- und Abreise, Aufbau, das Warten, bis die letzten Eigentümer da sind. Auszählung per Handzeichen oder Stimmzettel ist der heimliche Zeitfresser im Raum: Bei strittigen Punkten, Wertprinzip oder Vollmachtsbündeln zählt man mehrfach, korrigiert, notiert. Pro kontroversem TOP gehen so schnell mehrere Minuten verloren – und die Fehlerquote steigt mit der Müdigkeit am späten Abend.

Realistisch für den Durchführungsblock inklusive Wegezeit: 4 bis 5 Stunden.

Phase 3: Nachbereitung – wo die Versammlung erst wirklich endet

Viele atmen nach dem Abend auf. Dabei beginnt jetzt der Teil, der über die Rechtssicherheit entscheidet.

Protokoll. Notizen ordnen, Beschlüsse korrekt formulieren, Abstimmungsergebnisse einarbeiten, Korrektur lesen. Ein sauberes Protokoll kostet 2 bis 4 Stunden, manchmal über mehrere Tage verteilt.

Versand. Protokoll an alle Eigentümer – wieder drucken, kuvertieren, frankieren, oder per E-Mail mit korrekten Verteilern. 1 bis 2 Stunden.

Beschluss-Sammlung. Jeder gefasste Beschluss muss nach § 24 Abs. 7 WEG in die Beschluss-Sammlung. Das wird oft verschleppt – und rächt sich, wenn jemand später Einsicht verlangt. Sauber gepflegt: 0,5 bis 1 Stunde.

Nachbereitung gesamt: 3,5 bis 7 Stunden.

Die ehrliche Summe pro WEG

Zusammengezählt landen wir pro Versammlung bei grob 14 bis 21 Stunden – nicht bei den „zwei, drei Stunden”, die im Kopf hängen. Der Abend im Saal ist nur etwa ein Drittel davon. Zwei Drittel des Aufwands liegen unsichtbar davor und danach.

Rechnen wir das hoch. Eine Verwaltung mit 40 WEGs hält pro Jahr 40 Versammlungen. Bei konservativen 16 Stunden pro ETV sind das 640 Stunden allein für Versammlungen – mehr als ein Vierteljahr Vollzeit, nur für diesen einen Prozess. In der Saison drängt sich das auf wenige Monate zusammen, und genau dann sind die Köpfe knapp.

Wo Digitalisierung wirklich Stunden spart – und wo nicht

Jetzt der ehrliche Teil, denn nicht jede Phase lässt sich gleich gut automatisieren.

Die Vorbereitung schrumpft am stärksten. Einladungen aus den TOPs generieren, Fristen automatisch prüfen, Beschlussvorlagen aus Mustern ziehen, Vollmachten und Anmeldungen digital erfassen statt händisch nachhalten – hier fällt der Löwenanteil der mechanischen Arbeit weg.

Die Durchführung wird sauberer und schneller. Digitale Abstimmung mit automatischer Auszählung nach dem hinterlegten Stimmprinzip eliminiert den Zählfehler und das mehrfache Nachzählen. Die Sitzungszeit selbst sinkt nur moderat – Diskussion bleibt Diskussion. Aber die Auszählung, die früher Minuten und Nerven kostete, ist sofort da und nachvollziehbar.

Die Nachbereitung ist der zweite große Hebel. Wenn Beschlüsse während der Versammlung strukturiert erfasst werden, entsteht das Protokoll-Gerüst praktisch nebenbei. Der Versand läuft per Knopfdruck an den richtigen Verteiler, und die Beschluss-Sammlung füllt sich automatisch mit – kein nachgelagertes Abtippen mehr.

Wie viel bleibt übrig? Ehrlich und ohne Garantie: Über die mechanischen, wiederkehrenden Anteile lassen sich nach unserer Praxiserfahrung grob die Hälfte bis zwei Drittel des Aufwands einsparen. Was bleibt, ist das, was bleiben soll – das Urteil des Verwalters, die Moderation, der Umgang mit Konflikten. Genau dafür sollen Ihre teuersten Stunden draufgehen, nicht fürs Kuvertieren.

Auf die 40-WEG-Rechnung übertragen: Aus 640 Stunden könnten realistisch ein paar Hundert werden, die sich anders nutzen lassen – für mehr Mandate, für bessere Betreuung, oder schlicht für weniger Überstunden in der Saison.

Was Sie mitnehmen sollten

Eine ETV kostet nicht zwei Stunden. Sie kostet ein knappes Arbeitspensum von zwei bis drei Tagen, verteilt über Wochen. Der Hebel liegt nicht im Saal, sondern davor und danach. Wer nur den Abend optimiert, optimiert das falsche Drittel.

Ein Hinweis zum Schluss: Software wie ETV+ liefert allgemeine rechtliche Hinweise, Muster und Fristenhilfen – sie ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Für rechtlich heikle Konstellationen bleibt der Anwalt zuständig. Aber das mechanische Drittel der ETV – das müssen Sie sich nicht länger von Hand antun.